yupiramos / Depositphotos.com
Недавними поправками в Инструкцию № 157н в числе прочего внесены уточнения в части учета денежных документов.
1
Бумажные билеты – в кассу!
С 2021 года в составе денежных документов, подлежащих учету на счете 201 35, прямо поименованы перевозочные документы/билеты для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленные на бумажном носителе.
Проездные документы/билеты и ранее вполне обоснованно могли учитываться в составе денежных документов, поскольку удостоверяют право его владельца на получение определенных товаров, работ, услуг в установленной таким документом сумме. Перечень денежных документов и до внесения указанных изменений являлся открытым, соответственно его можно было расширить в случае, если рассматриваемый документ нес в себе аналогичные свойства.
Затруднения вызывала возможность применения счета 201 35 для отражения в учете проездных документов, оформленных как типографским способом, так и в электронном виде. Прямая норма новой редакции Инструкции № 157н устраняет все неясности – билеты для проезда железнодорожным и авиационным транспортом отражаются в составе денежных документов только если они оформлены на бумажном носителе.
Теперь не вызывает сомнения, что авиа- и железнодорожные билеты, оформленные на обычных бланках строгой отчетности, изготовленных типографским способом, учитываются в составе денежных документов на счете 201 35. Такие билеты приобретаются учреждением в целях обеспечения работников, иных лиц проездными документами в служебных целях, в том числе через подотчетное лицо, которому поручено от имени учреждения произвести покупку билетов. Проездные документы следует хранить в кассе учреждения, выдавать под отчет, а затем подотчетное лицо составляет Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением документов, подтверждающих факт оказания услуг по перевозке.
Обратите внимание: билеты, приобретенные сотрудником или иным лицом, расходы на приобретение которых подлежат возмещению в соответствии с законом, не учитываются в составе денежных документов и не сдаются в кассу учреждения. Например, при направлении сотрудника в служебную командировку билеты, как правило, приобретаются от имени физического лица и стоимость произведенных им расходов возмещается сотруднику в соответствии с трудовым законодательством. В случае выдачи денежных средств авансом до момента подтверждения сотрудником факта использования приобретенного билета за сотрудником – подотчетным лицом отражается задолженность на счете 208 26 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг”. При предоставлении подотчетным лицом Авансового отчета (ф. 0504505) или Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением документов, подтверждающих факт оказания услуг по перевозке в учреждении признаются командировочные расходы и производится окончательный расчет с сотрудником
2
Ну а что делать с электронными билетами?
Вопрос их отражения в учете прямо не урегулирован. В составе денежных документов электронные проездные документы не отражаются, т.к. это противоречит положениям Инструкции № 157н. Финансовым ведомством ранее высказывалась позиция, согласно которой акт об оказании услуг по приобретению, оформлению и выдаче проездных билетов не является документом, подтверждающим получение услуги перевозчика. Приобретение электронного билета подтверждает лишь право воспользоваться услугой перевозки. Поскольку учреждение приобретает услугу перевозки, которая еще не оказана, и электронный билет подтверждает право воспользоваться такой услугой, стоимость оплаченных электронных билетов рекомендуем учитывать в качестве задолженности перевозчика – железнодорожной или авиакомпании – по оказанию услуг перевозки в составе выданных авансов на соответствующем счете 206 00. Такой способ отражения в учете приобретенных электронных проездных документов в составе выданных авансов необходимо согласовать с учредителем или финорганом и закрепить в учетной политике учреждения.
Если учреждение осуществляет приобретение электронных билетов для нужд учреждения по договору или через подотчетное лицо, уполномоченное осуществить покупку электронных билетов от имени организации, такую закупку можно отражать в учете следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Учреждением по договору приобретены у авиа- или железнодорожной компании электронные билеты.
Согласно учетной политики учреждения приобретенные электронные билеты учтены в составе выданных авансов по расчетам с перевозчиком
0 206 22 56Х
1 304 05 222 или 0 201 Х1 610 Увеличение 18 (244 КВР, 222 КОСГУ)
Подотчетное лицо от имени учреждения (по доверенности) приобрело у авиа- или железнодорожной компании электронные билеты. Аванс перечислен с лицевого счета учреждения на дебетовую карту, выданную сотруднику, оплата произведена сотрудником с использованием дебетовой карты.
На основании авансового отчета сотрудника приобретенные электронные билеты учтены в составе выданных авансов по расчетам с перевозчиком согласно учетной политике учреждения
0 210 03 561 Увеличение 17 (510 АнКВИ, 510 КОСГУ)
1 304 05 222 или 0 201 11 610 Увеличение 18 (610 АнКВИ, 610 КОСГУ)
0 208 22 567
0 210 03 661 Увеличение 18 (244 КВР, 222 КОСГУ)
0 206 22 56Х
0 208 22 667
Сотрудником или иным лицом предоставлен документ, подтверждающий факт оказания услуги перевозки, например, посадочный талон, контрольный купон
0 109 ХХ 222 или 0 401 20 222
0 302 22 73Х
Произведен зачет аванса в части стоимости фактически оказанных услуг перевозки
0 302 22 83Х
0 206 22 66Х
При приобретении электронных билетов через агентство расчеты с контрагентом – агентством подлежат закрытию при исполнении им своих обязательств и подтверждении факта оказанной услуги соответствующим документом, например, актом об оказании услуг. Но и в этом случае услуга непосредственно перевозчиком не оказана, поэтому стоимость оплаченных электронных билетов также рекомендуем учитывать в качестве задолженности железнодорожной или авиакомпании по оказанию услуг перевозки в составе выданных авансов на соответствующем счете 206 00.
В таком случае может применяться следующая схема корреспонденций:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Учреждением перечислен авансовый платеж агентству за оформление авиа- или железнодорожных электронных билетов
0 206 22 56Х (Агентство)
1 304 05 222 или 0 201 Х1 610 Увеличение 18 (244 КВР, 222 КОСГУ)
Агентством оформлены авиа- или железнодорожные электронные билеты, предоставлен акт оказанных услуг.
Закрыты расчеты с агентством. Согласно учетной политике приобретенные электронные билеты учтены в составе выданных авансов по расчетам с авиа – или железнодорожной компанией
0 206 22 56Х (Перевозчик)
0 302 22 73Х (Агентство)
Произведен зачет аванса, ранее перечисленного агентству
0 302 22 83Х (Агентство)
0 206 22 66Х (Агентство)
Сотрудником или иным лицом предоставлен документ, подтверждающий факт оказания услуги перевозки, например, посадочный талон, контрольный купон
0 109 ХХ 222 или 0 401 20 222
0 302 22 73Х (Перевозчик)
Произведен зачет аванса в части стоимости фактически оказанных услуг перевозки
0 302 22 83Х (Перевозчик)
0 206 22 66Х (Перевозчик)
3
Ваучер вместо билета – новшество “коронавирусного” 2020 года
2020 год с учетом сложившейся неблагоприятной эпидемиологической обстановки внес свои коррективы, и во многих учреждениях сложилась ситуация, когда аванс подотчетному лицу был выдан, сотрудник приобрел проездной документ, например, авиабилет, но по независящим от него причинам поездка не состоялась. Денежные средства за приобретенный авиабилет не возвращаются перевозчиком, например, в течение года. Вместо неиспользованного проездного документа компания – перевозчик предоставляет сотруднику именной ваучер, который дает право его держателю оформить другой авиабилет на ту же сумму в течение определенного периода времени, т.е. сохраняет за ним право воспользоваться услугой перевозки.
В результате складывается следующая ситуация: сотрудник денежные средства, полученные под отчет в качестве аванса, потратил, т.е. приобрел билет, но им не воспользовался. Соответственно, у учреждения отсутствуют основания признать в составе расходов учреждения затраты сотрудника на приобретение билета или принять такой именной ваучер в составе денежных документов. Причем это касается не только сотрудников, которых планировалось направить в командировку. Аналогичная ситуация может возникнуть, если аванс был выдан сотрудникам, которым положены компенсационные выплаты на проезд и по другим основаниям. Например, согласно ст. 325 Трудового кодекса лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предусмотрена компенсация счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно. Как учесть такие авансы?
В таком случае рекомендуем отражать авансовые расчеты с подотчетным лицом на соответствующем счете 208 00 “Расчеты с подотчетными лицами”, но по отдельной аналитике, на основании предоставленного подотчетным лицом Авансового отчета (ф. 0504505) или Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением к нему копии именного ваучера и иных документов, которые подтверждают расход денежных средств подотчетным лицом. При этом характер задолженности меняется – такая задолженность для учреждения будет признаваться в составе текущей, поскольку теперь учреждение контролирует не срок, в который сотрудник должен отчитаться за предоставленный ему аванс, а срок, в который сотрудник имеет право воспользоваться услугами перевозчика или получить денежные средства за неиспользованный билет. При формировании отчетности в текстовой части Пояснительной записки (ф. 0503160, ф. 0503760) обязательно следует пояснить причины образования такой задолженности.
Операции по расчету с подотчетными лицами в ситуации, когда компанией – перевозчиком вместо проездного документа сотруднику предоставлен именной ваучер, в бухгалтерском учете можно отразить следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Учреждением перечислен или выдан из кассы аванс на приобретение сотрудником проездного документа
0 208 14 567 или 0 208 26 567
1 304 05 222 или 0 201 Х1 610 или 0 201 34 610 (КВР 112, 122, 134, 142, КОСГУ 214, 226)
Сотрудником предоставлен Авансовый отчет (ф. 0504505) или Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением к нему копии именного ваучера и иных документов, которые подтверждают расход денежных средств подотчетным лицом.
Закрываются расчеты с подотчетным лицом по обязанности предоставить отчет о расходовании средств в установленный срок, одновременно отражается задолженность сотрудника, обеспеченная именным ваучером.
Операция отражается в размере подтвержденных расходов, не превышающих сумму выданного аванса под отчет
0 208 14 567 или 0 208 26 567 по аналитике “Именной ваучер”
0 208 14 667 или 0 208 26 667
Такой порядок учета следует закрепить в учетной политике учреждения. Аналогичным образом могут быть оформлены расчеты с лицом, ответственным за средства, выданные ему под отчет для обеспечения проездными документами тренеров, спортсменов, учащихся при их направлении на различного рода мероприятия: физкультурно-спортивные мероприятия, соревнования, олимпиады и иные аналогичные мероприятия (КВР 113, 123).
Если же ваучеры выданы перевозчиком вместо проездных документов, приобретенных для нужд учреждения по договору или через подотчетное лицо, уполномоченное осуществить покупку электронных билетов от имени организации, учет задолженности осуществляется на соответствующем счете 206 00 в порядке, аналогичном вышеописанному по учету электронных билетов. Поскольку задолженность приобретает характер отложенного обязательства со стороны перевозчика либо осуществить перевозку, например, в течение года, либо по истечении данного срока вернуть деньги, авансы до наступления установленного срока учитываются в составе текущей задолженности. При этом информацию о причинах возникновения такой задолженности следует раскрыть в текстовой части Пояснительной записки (ф. 0503160, ф. 0503760).
