Dmyrto_Z / Depositphotos.com
Требования Инструкции № 157н о хранении первичных бухгалтерских документов практически все бухгалтеры знают наизусть: по истечении отчетного периода учетные документы на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются. Тем не менее, контролирующие органы при проверках из года в год обнаруживают нарушения в хранении “первички” и бухгалтерских регистров.
Подобное нарушение было выявлено в одном из казенных учреждений в ходе ведомственного контроля. Первичные учетные документы к Журналу операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов подбирались и брошюровались раздельно по структурным подразделениям (службам) вместо группировки по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Выглядело это так: при отражении первичного документа в учете ему автоматически присваивается уникальный номер, например, № 1, № 2, № 3 и т.д., под которым данный документ значится в Журнале операций за месяц. По правилам, в деле они должны быть подшиты именно в таком хронологическом порядке. Но поскольку по документу № 1 приобретено/ списано/ перемещено имущество одного структурного подразделения, а по документу № 2 – другого, то и сами документы попадали в сшивы соответствующей службы. По Журналу операций определить, к какой из служб относятся документы, невозможно. Брошюровка первичных документов по структурным подразделениям не позволяет проводить сверку остатков материальных ценностей в рамках инвентаризации.
Согласно требованиям Стандартов “Концептуальные основы…” и “Запасы” принятие к учету приобретенных или полученных материальных запасов осуществляется на основании первичных документов. Однако и это правило учреждением было нарушено. Указанные в первичных учетных документах наименования материальных ценностей в регистрах бухгалтерского учета отражались не полностью либо с искажениями.
Стандарт “Запасы” и Инструкция № 157н допускают отражать выбытие материалов по стоимости каждой единицы, либо по средней стоимости. Средняя фактическая стоимость определяется по каждой группе материальных запасов. Для этого необходима идентичность в учете объектов одной группы. Однако ревизоры при проверке установили, что материальные запасы с одинаковыми наименованиями и единицами измерения учреждение учитывало с разными номенклатурными номерами – в зависимости от места использования объекта. А при таком подходе корректно определить среднюю цену невозможно, что ведет к искажению информации о стоимости материальных запасов и нарушению требований Стандарта “Запасы” и Инструкции № 157н.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Нарушения выявлены ревизорами и в части учета имущества в личном пользовании сотрудников. Учреждение посредством группового учета отражало выданные служащим средства индивидуальной бронезащиты, с учетом отраслевой специфики признаваемые основными средствами. Однако, напомним, в качестве группы могут учитываться однородные объекты основных средств. Это, в частности, объекты ОС, входящие в комплекс, признаваемый единым инвентарным объектом, а также предметы производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 100 тыс. руб. включительно, приобретенные единовременно по одной учетной стоимости и имеющие одно и то же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики. В рассматриваемом же случае выданные объекты учета имеют разные места использования – по месту нахождения служащего. Поэтому объединять их в группу/ комплекс неправомерно, т.к. групповой учет не дает полной информации о движении каждой единицы выданного имущества
Штрафных санкций или иного наказания за перечисленные нарушения не предусмотрено – они не повлекли искажения отчетности, а потому учредитель лишь потребовал устранить выявленные в ходе ревизии недостатки. Однако учреждение попыталось оспорить результаты проверки. Но суд признал все требования вышестоящего органа законными (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 28 апреля 2021 г. по делу № А40-9482/21-94-51).
Считаем важным отметить, что допущенные методологические нарушения, как в рассмотренной ситуации, хотя и не влекут наказания рублем, но могут стать для учредителя поводом к принятию решений иного характера, например, о дициплинарном взыскании.
